Coordinateur.rice Administratif.ve & Logistique (F/H)

* Candidatez d’ici le 28 février 2023 (inclus)

Ce poste est fait pour vous :

• Si vous cherchez une nouvelle expérience de travail dans le secteur humanitaire, ou un poste au siège d’une ONG ;
• Si vous voulez accompagner la croissance d’une structure innovante en plein développement ;
• Si vous attachez de l’importance aux détails et à l’application de procédures de qualité ;
• Si vous souhaitez travailler sur un panel varié de projets et sources de financement,
• Si vous êtes intéressé.e de travailler dans un environnement de travail bilingue
• Si vous souhaitez intégrer une équipe multiculturelle et appuyer un collectif soudé.

I. Organisation

Créée en 2006, CartONG est une association loi 1901 de type « H2H » (Humanitarians to Humanitarians, c’est-à-dire une ONG travaillant en soutien d’autres ONG) spécialisée dans la cartographie au service des organisations humanitaires et de développement. Notre cœur de métier est l’information géographique mais nous l’avons étendu au fil des années à d’autres outils (collecte de données sur mobiles, gestion de l’information, imagerie satellite, drones, etc.).

Nos activités consistent à soutenir les ONG et organisations internationales humanitaires en leur fournissant des outils, des services et des formations leur permettant de mieux planifier, mettre en œuvre et évaluer leurs programmes ; autrement dit : d’améliorer l’impact de l’aide humanitaire auprès des populations vulnérables. Nous portons un intérêt tout particulier à la formation des équipes nationales sur le terrain et à la collaboration avec les communautés locales, afin de mettre en œuvre des projets durables et répondant réellement aux besoins et priorités des individus et des communautés que nous soutenons.

Nous travaillons avec des organisations locales, nationales et internationales, en particulier avec des ONG spécialistes de l'urgence et du développement ainsi que des agences onusiennes (MSF, UNHCR, AFD, Terre des hommes : liste complète disponible ici). CartONG est en pleine croissance et rassemble aujourd’hui une équipe internationale d’une trentaine de salariés ainsi qu’une cinquantaine de bénévoles actifs.

Notre siège social est situé à Chambéry – à proximité de Lyon et de Genève, et de leurs aéroports internationaux. Chambéry est une ville étudiante et familiale, agréable à vivre, située au cœur des Alpes françaises et entourée par les massifs des Bauges et de la Chartreuse.

Nous recherchons actuellement un.e Coordinateur.rice Administratif.ve et Logistique pour rejoindre notre équipe.

II. Position

Type de contrat : CDD 12 mois

Date de début de contrat : Février/Mars 2023

Localisation : au siège de l’association à Chambéry, jusqu’à 3 jours de télétravail possibles par semaine.

Salaire : sur la base de la grille des salaires et de l'expérience (https://cartong.org/fr/politique-salariale-de-cartong), contrat de 39 heures/semaine (35 h + 4 heures supplémentaires payées/semaine)

Autres avantages : assurance santé complémentaire (prise en charge à 61% par CartONG) et abonnement de transport en commun couvert à 50% par l'employeur selon les dispositions légales en vigueur

Le.a Coordinateur.rice Administratif.ve et Logistique fait partie de l’équipe support de CartONG. Basé.e au siège. A ce titre, il/elle sera amené.e à interagir avec l’ensemble des équipes de CartONG et jouer un rôle d’interface entre les différentes équipes de la structure, essentiel au bon fonctionnement de l’ONG.

Son/sa supérieur.e hiérarchique (line manager) est la Directrice Administrative et Financière, il/elle sera supervisé.e par celle-ci sur ses activités. Il/Elle pourra également contribuer aux groupes de travail (working groups) de l’association en fonction de sa disponibilité et de ses intérêts et appuyer le changement de gouvernance de la structure en cours, CartONG travaillant depuis un an sur la révision et l'adaptation de son modèle de gouvernance. Suite au choix d'un nouveau fonctionnement plus participatif et basé sur l'intelligence collective, une phase de transition a démarré depuis le deuxième semestre 2022 et le nouveau modèle se mettra en place officiellement courant juin 2023.

Enfin, il.elle jouera le rôle de référent.e sur les questions de protection de données auprès du/de la Délégué.e à la protection des données (DPO) pour la fonction administrative et logistique.

III. Responsabilités

Dans ce contexte, vos responsabilités seront les suivantes :

1. Administration et Finance

a. Général à l’association :

•  Appui à la chargée admin & logistique dans le traitement, suivi et classement :

        - Des paiements et notamment des notes de frais des salariés et des bénévoles.

        - Des documents de procédures de validation (achats et services).

        - Des documents administratifs des projets (contrats de partenariat, devis, factures, etc.).

•  Effectuer les paiements de l’association.
•  Validation et signature des devis et factures des projets.
•  Validation avant envoi pour signature à la Directrice Administratrice et Financière pour les contrats de partenariats.
•  Validation de la comptabilité (entrée des dépenses/recettes) de l’association et des différents projets.
•  Vérification des entrées du logiciel de suivi de temps sur les taches internes et transverses de l’association.
•  Appui à la Directrice Administrative et Financière sur la gestion de la clôture comptable annuelle.
•  Recherche de règlementation et/ou mise à jour des procédures financières.
•  Assurer la protection des données comptables et financières en lien avec la.le DPO de CartONG.

b. En fonction des projets et des bailleurs :

•  Validation des reporting financiers préparés par la chargée admin & log.
•  Coordination et suivi des audits financiers avec la chargée admin & log.
•  Coordination et suivi des partenaires en rétrocessions de nos projets.
•  Préparation des nouveaux budgets (quand pertinent et nécessaire) et des suivis budgétaires des projets, en lien avec les responsables projets.

2. Logistique siège et de l’association

• Supervision et appui à la chargée administrative & logistique dans :

       - Les processus d’achat et gestion des stocks.

       - La création et suivi des contrats cadres et contrats de services (quand CartONG est client).

       - Les services généraux du bureau (maintenance du bureau, gestion du service de nettoyage, achat et suivi des fournitures et consommables de bureau,  mobilier…).

       - L’organisation de la vie au bureau, accueil/support pratique aux équipes (en lien avec le/la responsable en Ressources Humaines, etc.)

       - Le processus d’arrivée et de départ des staffs de CartONG (création des comptes des différents outils, briefings d’arrivée etc.).

       - La gestion de la sécurité du bureau (sécurité incendie etc.).

       - La gestion et suivi du parc informatique (équipement informatique et licences) en lien avec le Responsable IT de CartONG.

• Recherche de règlementations et/ou mise à jour de procédures en logistique.
• Assurer le respect de la protection des données logistiques et informatique en lien avec le/la DPO de CartONG.

3. Gestion responsable des données

• Eléments spécifiques pour les fonctions d’administration et logistique :

       - Sur son périmètre technique et en coordination avec le/la DPO, mettre en œuvre les politiques de protection des données sur les volets comptables et logistique (en particulier les données personnelles des salariés).

4. Soutien à la vie associative de CartONG

• Organisation de la vie au bureau, accueil/support pratique aux équipes notamment pour les déploiements terrain, en appui si besoin à la chargée administrative et logistique.

5. Autres projets et activités de CartONG

• Participer aux activités soutenant la mission associative de CartONG lorsque possible et pertinent : échanger avec le Bureau et les autres membres. Notamment lors des événements tels que les get-togethers, green days, formations internes. Soutenir les projets des bénévoles et les projets concernant la structure en général.
• Contribuer aux événements et aux ateliers organisés par CartONG tels que le GeOnG.

Le poste sera essentiellement basé au siège, à Chambéry.

Ce poste exige disponibilité et flexibilité, deux caractéristiques inhérentes au contexte des organisations humanitaires. Il implique également un réel sens de l’écoute et du dialogue, de rigueur et le souci constant d’apporter aux équipes opérationnelles des solutions.

IV. Profil recherché

Diplômes : Bac +4/+5 en Gestion, Administration, Logistique

Expérience professionnelle : Minimum 3 an(s) d’expérience en gestion financière, comptabilité, et Logistique (entreprise ou association). Une ou plusieurs expériences en tant qu’administrateur.rice de base ou Coordinateur.rice Administratif.ve et Financier et/ou Logistique dans l’Humanitaire et/ou à l’étranger serait un atout.

1. Compétences professionnelles / techniques

• Très bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel & PowerPoint), capacité à apprendre de nouveaux outils rapidement.
• Maîtrise de logiciels comptables, un atout.
• Connaissance des règles bailleurs (UNHCR, AFD, GIZ…) serait un plus.
• Maitrise d’outils de suivi et pilotage en gestion financière.

2. Compétences transversales

• Prérequis linguistiques : français courant, anglais niveau professionnel.
• Grande rigueur personnelle et attention aux détails.
• Intérêt pour le secteur humanitaire et associatif en général.
• Solides compétences en communication et aisance dans les relations interpersonnelles (vous travaillerez avec des personnes à distance, avec des personnes d’origines et de cultures différentes, avec des personnes dont la langue maternelle n’est pas toujours le français ou l’anglais, etc.).
• Proactivité, curiosité et autonomie.
• Esprit d’analyse et capacité à résoudre les problèmes.
• Sens de l’organisation, capacité à suivre des dossiers sur le long terme et de prioriser.
• Capacité d’adaptation, ingéniosité.
• En accord avec les valeurs de CartONG (découvrez notre projet associatif pour en savoir plus)